Блог

Эффективный руководитель фитнес клуба

Продолжая тему личной эффективности Вас как руководителя…

Вы начинаете свой рабочий день, углубившись в длинный список: в него вы внесли самые важные дела, которые необходимо выполнить именно сегодня. Вдруг что-то вас отвлекает — телефонный звонок недовольного клиента, внеплановая встреча с руководством, просьба коллеги помочь с составлением срочного отчета, несколько сообщений в ящике электронной почты, требующих от вас незамедлительных действий, — и к своему списку дел вы возвращаетесь только вечером, с тоской осознавая, что почти ни один пункт из него не выполнен, хотя вы трудились весь день не покладая рук. Знакомые ощущения?
Мы ежедневно составляем подробнейший список важных дел в надежде, что он поможет нам превратиться в чемпионов по продуктивности, однако в действительности мы становимся его заложниками: постоянно появляются новые задания, возникают десятки отвлекающих факторов. Список удлиняется, срочные дела откладываются изо дня в день, растет усталость и недовольство собой.
Проблема в том, что зачастую списки важных дел представляют собой перечисление множества задач, идей, встреч, планов, сроков, сваленных в общую кучу. И вот люди сидят и удивляются, из-за чего их список дел не помогает им в работе и почему они никак не могут добиться высоких результатов в карьере и в жизни.
Семь ошибок, совершаемых при составлении списка дел, и как их избежать
  • Слишком пространные списки
Мы планируем переделать десятки дел в течение дня, но все стоящие перед нами задачи варьируются по степени срочности, своей протяженности и количеству времени, требуемого для подготовки к их выполнению. Длинные списки демотивируют, потому что невозможно выполнить каждое внесенное в них задание.
Вместо этого ежедневно выделяйте три самых значимых дела, которые принесут максимальную пользу вашей карьере, бизнесу или вам лично, и записывайте их по степени важности на небольшом листе бумаги, который будет у вас перед глазами в течение всего дня.
  • Расплывчатость и неопределенность
Часто мы слишком туманно формулируем стоящие перед нами цели, не определяя, какие конкретно шаги необходимо предпринять для достижения результата.
Вместо того чтобы записать: «Поработать над презентацией», укажите, что конкретно вы планируете сделать: «Набросать черновик презентации», «Определить три ключевые идеи презентации» и т. д.
Важно помнить:
—  каким будет конечный результат;
— задача должна быть выполнима в течение одного отрезка времени;
—  к какому сроку задача должна быть решена.

  • Неумение планировать время
Трудно быть эффективным, если вы не знаете, сколько часов или дней вам потребуется для завершения того или иного задания.
Перед тем как взяться за какое-либо дело, оцените, сколько примерно времени у вас на него уйдет. Даже если вы сначала будете ошибаться в расчетах, они помогут вам в дальнейшем выработать привычку правильно планировать свое время.
  • Позволять отвлекающим моментам сбивать себя
Бывают такие дни, когда возникает масса незапланированных дел и происходят непредвиденные ситуации. Поэтому важно не только четко структурировать свой график, но и уметь проявлять определенную гибкость.
Каждое утро заглядывайте в свой календарь и проверяйте, что у вас запланировано на сегодня и на несколько ближайших дней. В течение каждого дня старайтесь выделять хотя бы один час на разрешение внеплановых ситуаций. Такой запас свободного времени поможет вам существенно снизить уровень ежедневного стресса.
  • Концентрироваться на делах, которые на самом деле не слишком важны
Всегда есть соблазн заполнить свой список задачами, которые только кажутся срочными и значительными, а на самом деле не играют важной роли в долгосрочной перспективе.
Чтобы добиться результатов, нужно видеть общую картину и записывать задания с реальными сроками (например, важные встречи) и те, которые максимально влияют на достижение поставленных вами целей (например, работа над предстоящей презентацией).
  • Отсутствие связи между задачами и конечными целями
Мотивация зависит от того, насколько лично нам важно то, что должно быть сделано. В таких случаях нам не приходится собирать волю в кулак, мы с радостью беремся за работу.
Перед тем как начать писать свой список важных дел, подумайте, почему вы включаете в него тот или иной пункт. Если он связан с вашей долгосрочной целью, вы будете работать с большим энтузиазмом.

  • Мучать себя мыслями о невыполненных делах
В конце концов, список важных дел — это не вопрос жизни и смерти. Поэтому не терзайте себя, а привыкайте начинать каждое утро с работы над тремя самыми значительными задачами на день.
Всех этих ошибок можно легко избежать, если начать использовать систему четырех списков важных дел.

Позвольте представить — четыре списка
  • Список идей
В него вносится любая мысль и потенциальный проект, над которыми вы хотите поработать в дальнейшем. Некоторые из этих идей легко осуществить, а какие-то никогда не будут реализованы. Главное — выработать привычку ежедневно вносить их в отдельный список и просматривать хотя бы раз в неделю.
  • Список проектов
Если для решения какой-либо задачи требуется более двух действий, ей место в этом списке. В нем должны быть отражены все шаги, которые необходимо предпринять, чтобы идея реализовалась и превратилась в завершенный проект.
  • Список еженедельных дел
Это план, в котором указаны предстоящие на неделе рутинные дела, сроки завершения заданий, встречи и мероприятия, необходимые для того, чтобы работа над проектами продвигалась. Внеся эти данные в свой график, вы сможете оценить, сколько времени у вас останется для осуществления долгосрочных проектов.
  • Список самого значимого на день
Это тот небольшой листок с тремя наиболее существенными вещами, которые необходимо выполнить в начале дня, прежде чем вы приступите к каким-либо другим делам. Этот список помогает концентрироваться не на мелочах, а на глобальной картине стоящих перед вами задач.
Зачем тратить драгоценное время, создавая четыре отдельных списка, вместо того чтобы скорее приступить к выполнению намеченного на день? Это нужно, чтобы:
—  вы ясно представляли, как строить каждый рабочий день;
—  ни одна ценная мысль, задача или срок не были пропущены;
—  вы могли сконцентрироваться на вещах, которые действительно важны, а над остальными могли бы поработать, если у вас останется свободное время.

Рассмотрим каждый список подробнее.
Первый список: список идей
Заранее неизвестно, какая именно из многочисленных идей в дальнейшем принесет вам миллионы. Поэтому есть смысл выработать привычку фиксировать все мысли и планы, которые приходят вам в голову в течение дня. Это можно сделать двумя способами: используя Evernote или систему 43 папок.
Evernote
Это программа для ведения и хранения записей, а также удобный организационный инструмент, который можно использовать через интернет, на персональном компьютере или как мобильное приложение.
Преимущества этого способа:
—  все рабочие записи и личные документы хранятся в одном месте;
—  быстрый доступ ко всем документам, фотографиям и ссылкам на любом компьютере или мобильном устройстве;
—  легко вести поиск через Google;
—  синхронизируется со сканирующими приложениями, что позволяет скопировать документ и отправить его себе в Evernote по электронной почте (причем каждое слово из отсканированного файла можно будет найти через систему поиска);
—  удобно при использовании аудио-сообщений: можно надиктовать свои мысли и отправить запись себе в Evernote;
— простая синхронизация между мобильным устройством и компьютером.
 
Метод «43 папки»
Если нет хорошей организационной системы, то идеи легко забываются, а планы не реализуются. Применение метода 43 папок позволит вам не упускать ничего важного.
Вам понадобятся 12 больших папок, по одной на каждый месяц. Затем вы добавляете 31 папку на каждый день месяца (итого набирается 43 папки) и нумеруете их по числам. Эта 31 папка расставляется по порядку внутри папки на текущий месяц, за которой следуют 11 папок для остальных месяцев.
Чтобы эта система эффективно работала:
—  выделите место и структурируйте его, создав нужное количество папок;
—  вкладывайте каждую запись в отведенное для нее место;
—  планируйте дату, когда сможете уделить достаточно времени для детального обдумывания какой-либо идеи;
—  еженедельно устанавливайте «напоминалки», чтобы не забывать, в какие дни и по поводу каких идей необходимо что-либо предпринять;
—  вырабатывайте привычку просматривать содержимое папок ежедневно.

Второй список: список проектов
Для реализации большинства идей и планов требуется предпринять ряд шагов, а их не всегда можно выполнить в один день. Именно поэтому необходимо расписывать все действия, которые потребуется совершить, включая следующие моменты:
Например, сегодня 1 июля, а 1 сентября вы должны выступить с важной презентацией. Разбейте весь процесс на ряд действий, которые вам необходимо совершить в течение следующих двух месяцев, и проставьте сроки:
  1. Определить тему выступления — до 8 июля.
  2. Утвердить тему с организаторами мероприятия — до 15 июля.
3.  Наметить основные моменты презентации — до 17 июля.
4. Пообщаться с представителями будущей аудитории, чтобы получить их взгляд на стоящие перед ними задачи и имеющиеся сложности — до 22 июля.
5.  Собрать необходимые данные, факты и цифры — до 25 июля.
6.  Расположить информацию в логическом порядке — до 28 июля.
7.  Подготовить начальную версию презентации — до 5 августа.
8.  Получить обратную связь от коллег и друзей — до 12 августа.
9. Создать вторую, третью и окончательную версии презентации — до 19 августа.
10.  Отрепетировать свое выступление — до 30 августа.
11.  Провести презентацию — 1 сентября.

Не всем может быть удобна линейная пошаговая форма списка проектов. В таком случае вместо нее можно применять диаграммы, используя разные цвета и шрифты. Подобный способ графической формы организации процессов мышления называется «ментальная карта» (mind mapping). С помощью ментальной карты можно объективно оценить свои навыки, возможности и ресурсы. Строить такие карты несложно и более увлекательно, чем создавать простой список.
 
Третий список: список еженедельных дел
Раз в неделю (лучше в субботу или воскресенье, чтобы не отвлекаться) выделяйте час на планирование последующих семи дней. Вносите в свой список еженедельных дел три основные вида деятельности: рутинные дела; запланированные встречи, мероприятия и личные дела; важные задачи из списка проектов.
Рутинные дела
—  Начните с того, чтобы наметить в каждом дне конкретное время для выполнения повторяющихся рабочих задач, телефонных звонков, переписки, занятий с детьми, домашних дел, занятий спортом и т. д.
—  Полезно указать, сколько времени займет выполнение каждого дела (например, 45 минут на переписку по электронной почте, полтора часа на приготовление ужина).
— Для большей эффективности старайтесь группировать дела (если вы еженедельно заезжаете в отделение банка, кондитерскую и на заправку, объедините эти визиты в единый временной блок).
 
Четвертый список: список самого значимого на день
В этот список дел заносятся три задачи из списка еженедельных дел, которые именно сегодня важнее всего для вашей карьеры или для вас лично. Нужно ясно представлять себе конечную цель и количество времени, которое потребуется для ее достижения.
Например, если вы пишете книгу, то формулировка должна быть не «Написать следующую главу», а «Написать 1,500 слов».
Несколько рекомендаций по поводу составления списка самого значимого на день:
—  используйте небольшие листки бумаги или карточки, чтобы не вносить ничего лишнего и четко формулировать задачи;
—  составляйте список с утра, чтобы у вас была ясная картина того, что на самом деле важно;
—  расставляйте приоритеты, записывая первым пунктом самое главное дело на день;
—  стройте свое расписание на день так, чтобы завершить все самое важное в течение первой половины рабочего дня, и тогда все внезапные срочные дела не будут для вас неприятным сюрпризом — ведь то, что имело самое большое значение для вас на сегодня, вы уже выполнили.
 
Используйте методики для повышения эффективности и борьбы с прокрастинацией и концентрируйтесь только на самом важном. Эти простые рекомендации заработают только при одном условии — если вы будете им следовать, выбрав из набора самые действенные лично для вас инструменты.
P.S это лишь малая часть того, что написано в книге С. Дж. Скотт «Новый взгляд на список важных дел: как успевать выполнять все самое значимое»
Made on
Tilda