Блог

Техника формулировки задачи

Как формулировать задачи?
Задача — это Атом в элементе системной работы.
3 правила формулировки задач:
— любую задачу необходимо записать!
— задача должна быть записана по формуле
— задача должна быть самостоятельной

Формула делегирования — алгоритм формулирования задачи, который кратно повышает шансы на её выполнение.
Зачем задача нужна?
• Ответить себе и команде: ЗАЧЕМ эта задача нужна нашему отделу, нашему направлению или нашей компании?
• Если трудно определить, ЗАЧЕМ нужна эта задача, нужно разобраться, какие ВОЗМОЖНОСТИ принесёт её выполнение, а потом понять, какие ожидать ПОСЛЕДСТВИЯ, если задача не будет выполнена
• Если ответа на вопрос ЗАЧЕМ по-прежнему нет, значит эту задачу НЕ НУЖНО брать в работу

Что я жду в результате?
• Вообразить, как внешне должен выглядеть результат выполнения этой задачи
• Сформулировать простой и понятный результат именно этой задачи. Например: структура итогового документа или конкретное событие, которое должно произойти после выполнения задачи
• Если трудно сформулировать ожидаемый результат, нужно ответить: какую ПРОБЛЕМУ мы решаем при выполнении этой задачи
• Это важное упражнение для руководителя, оно помогает тренировать навык визионерства и навык планирования, а главное — упрощает декомпозицию задачи, разделение на конкретные шаги

Записать задачу с глагола
• Записать задачу своими руками и добавить комментарии и вопросы от себя. Записывать очень важно. В процессе записи часто меняется сама суть задачи
• Начать задачу с глагола, например: Подготовить, Сделать, Договориться, Решить, Организовать, Обеспечить. Но нельзя: Готовить, Делать, Поговорить, Позвонить
• Использовать 5 слов и больше, не считая предлогов
• Убедиться, что задача записана так, что она будет понятна и через 2 месяца, и через год
• Поставить дату исполнения, но только если она конкретная и измеримая
• Внутри самой задачи должен содержаться ответ на вопрос «Что я жду в результате»
• Записать в систему электронного проектного управления Trello

4. Записать первый шаг
Мы очень часто путаем задачи и проекты, поэтому если мы понимаем, что берём на себя слишком большую задачу — необходимо написать к ней первый шаг

Чек -лист по формулировке задачи
  1. В задаче минимум 5 слов без предлога
  2. Задача — это действие, которое можно сделать
  3. Задача начинается с результатного глагола
  4. Задача записана в электронный планировщик задач
  5. По задаче понятно, какой должен быть результат
  6. Задачу можно вырвать из контекста и все её поймут
Made on
Tilda